Пенсионный фонд РФ (ПФР) контролирует, правильно ли работодатели рассчитывают и платят:

• пенсионные взносы;

• взносы на обязательное медицинское страхование.

Такой контроль сотрудники ПФР выполняют в ходе проверок.

Об этом сказано в части 1 статьи 3 и части 1 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды проверок и их периоды

Пенсионный фонд РФ силами своих территориальных подразделений проводит и проверки организаций (ст. 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И в том и в другом случае цель одна – проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование. Но вот периоды, охватываемые такими проверками, как правило, отличаются. Быстро сориентироваться во всех сроках и периодах выездной и камеральной проверок можно по сравнительной таблице . Если выплаты идут не в ПФР, тогда ознакомьтесь, как перевести деньги с негосударственного пенсионного фонда .

В рамках сотрудники территориального отделения фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчет по форме РСВ-1 ПФ Р (ч. 1 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Например, это расчет РСВ-1 ПФР за девять месяцев 2015 года. Тогда в рамках камеральной проверки данного расчета Пенсионный фонд РФ может проконтролировать, правильно ли начислены взносы только за эти девять месяцев. Хотя в ходе проверки сотрудники фонда могут использовать сведения и за другие отчетные периоды.

А вот в рамках сотрудники фонда вправе проверить период в пределах трех календарных лет. Тех, что предшествуют году, в котором такую проверку назначили (ч. 9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И кстати, конкретные периоды выездной проверки должны быть обозначены в решении о ее проведении (п. 3 ч. 4 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Общий порядок камеральной проверки

Камеральную проверку начнут с того дня, когда страхователь подал в Пенсионный фонд РФ расчет по форме РСВ-1 ПФР . Длиться такая проверка может три месяца с этой даты (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При проведении камеральной проверки сотрудники фонда руководствуются статьей 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления ПФР от 31 июля 2014 г. № 323р.

Камеральную проверку проводят на территории фонда. Поэтому, кроме самого расчета, сотрудники фонда могут использовать в ходе проверки лишь уже имеющиеся у них документы. К примеру:

• расчеты страховых взносов, представленные раньше;

• документы, которые страхователь подал с первоначальными расчетами, – если речь идет о камеральной проверке уточненного расчета;

• выписки из регистров бухгалтерского или налогового учета;

• другие документы, полученные от страхователя в порядке, установленном Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Запросить же дополнительные документы сотрудники фонда вправе, только если в сданной отчетности они выявили какие-либо ошибки или противоречия. В этом случае они могут потребовать от организации устранить эти несоответствия. А также вправе запросить письменные или устные пояснения.

О выявленных ошибках (несоответствиях) проверяющие должны сообщить плательщику. Одновременно они направят требование внести исправления в расчет. Исполнить такое требование необходимо в течение пяти рабочих дней. Срок считайте со дня, следующего за тем, когда организация получила требование по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки, которая `указана в штампе. Вместе с пояснениями можете дополнительно представить в фонд документы, которые подтверждают достоверность данных. Например, выписки из регистров бухучета.

Такие правила установлены в частях 3–4 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Кроме того, в ходе камеральной проверки сотрудники ПФР могут вызвать плательщика взносов в территориальное отделение фонда для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Вызов оформляется письменным уведомлением .

Ситуация: можно ли не исполнять требование Пенсионного фонда РФ представить письменные пояснения, если в этом документе не указаны конкретные ошибки и (или) противоречия, выявленные при камеральной проверке ?

Да, можно.

Пенсионный фонд РФ вправе требовать от организации письменные пояснения, только если в отчетности есть ошибки и противоречия. При этом проверяющие обязаны сообщить организации о конкретных выявленных неточностях и одновременно могут потребовать письменные пояснения к ним. Об этом говорится в части 3 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Когда же ошибок и противоречий нет, у сотрудников фонда нет оснований требовать от страхователя пояснения. А если они все-таки запросили таковые без указания на конкретные ошибки и (или) противоречия, то данное требование можно не исполнять. Оно считается незаконным.

Совет: Ответить на незаконное требование ПФР все же стоит. Напишите, что требовать пояснения сотрудники ПФР могут, только если в расчете есть ошибки и противоречия (ч. 3 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А поскольку в полученном требовании об ошибках ничего не сказано, запрос выглядит необоснованным и организация не может его исполнить.

Общий порядок выездной проверки

Выездные проверки сотрудники фонда проводят, руководствуясь статьей 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Такое контрольное мероприятие проходит, как правило, на территории плательщика взносов (т. е. организации-работодателя). Но есть исключение. Если у страхователя нет возможности предоставить помещение для проверки, тогда ее проведут в территориальном отделении ПФР. Об этом сказано в части 1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Выездная проверка начинается с того, что сотрудники ПФР вручают плательщику взносов решение о проведении проверки . В таком документе должны быть обозначены состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет (ч. 4–9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Убедитесь, что такое решение есть на руках у проверяющих. А вместе с ним проверьте и служебные удостоверения. Если таких документов у них нет, то вы вправе не пускать с проверкой на территорию организации.

С предъявленным решением надо ознакомиться и поставить свою подпись. После этого сотрудник ПФР вручит требование о представлении документов . Кстати, если проверку проводят совместно с ФСС России, то от каждого фонда должно быть свое требование. И исполнять эти требования придется по отдельности независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Выездная проверка заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении . В общей сложности выездная проверка не может длиться дольше двух месяцев (ч. 11, 14 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев (ч. 11 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Основанием для продления выездной проверки до четырех и (или) шести месяцев может стать:

• получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;

• форс-мажорные обстоятельства на территории, где проводится проверка;

• наличие в составе проверяемой организации четырех и более обособленных подразделений;

• непредставление (несвоевременное представление) организацией документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Чтобы продлить срок выездной проверки, отделение ПФР, которое ее проводит, должно направить мотивированный запрос в вышестоящий орган фонда. На основе этого запроса руководитель (его заместитель) вышестоящего органа примет решение о продлении выездной проверки или откажет в таком продлении.

Такой порядок предусмотрен в части 11.2 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды выездных проверок

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

Плановые выездные проверки территориальные отделения ПФР могут проводить только совместно с территориальными отделениями ФСС России. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на портале своего регионального отделения ФСС России. Учитывайте, что в этот график могут вноситься изменения.

Внепланово выездные проверки проводят лишь в определенных случаях. Например, при ликвидации или реорганизации организации. Об этом сказано в письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. № 19-5/10/2-1748. Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Кстати, в совместных проверках, помимо сотрудников фондов, могут принимать участие еще и налоговые инспекторы. Их привлекают, чтобы проверить обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, если организация:

• осуществляет деятельность в области информационных технологий ;

• оказывает инжиниринговые услуги .

Такой порядок установлен пунктом 2 части 5 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Какие документы может требовать ПФР при выездной проверке

Пенсионный фонд РФ может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:

• являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;

• подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Например, сотрудники ПФР могут требовать копии расчетных, расчетно-платежных, платежных ведомостей, документы, подтверждающие занятость во вредных условиях труда, договоры гражданско-правового характера и т. д.

Требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки, сотрудники фонда не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, они не могут требовать налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов.

Перечень документов, которые сотрудники фонда могут истребовать в ходе выездной проверки, приведен в пункте 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р. К ним, в частности, относятся:

• учредительные документы;

• приказы об учетной политике;

• лицензии;

• расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;

• бухгалтерская отчетность, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;

• регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;

• карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;

• организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);

• банковские и кассовые документы;

• первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, ведомости по начислению и выдаче зарплаты, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц).

Дополнительно в ходе выездной проверки могут быть запрошены копии документов индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Ситуация: может ли Пенсионный фонд РФ при проверке произвести выемку документов?

Нет, не может.

Перечень контрольных мероприятий, которые могут проводить должностные лица Пенсионного фонда РФ при выездной проверке, определен в статьях 36–37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Среди них:

• доступ на территорию плательщика взносов;

• истребование документов для проведения проверки.

Закон не дает сотрудникам ПФР права на выемку документов. Поэтому, даже если у них есть основания считать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты или изменены, проводить такое мероприятие (в отличие от налоговых инспекторов) сотрудники фонда не могут.

Как подать документы по требованию ПФР

Представить копии документов по требованию проверяющих можно как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить. Для этого на них нужно сделать надпись «Верно», указать должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), поставить дату заверения и печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Заверить нужно каждую копию документа. Заверять подшивки, состоящие из копий нескольких документов, нельзя.

Документы, которые были истребованы в ходе проверки, нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Внимание: если не представить документы по требованию проверяющих в течение 10 рабочих дней, то организацию или предпринимателя оштрафуют на 200 руб. за каждый неподанный документ (ст. 48 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А ответственному сотруднику организации, в частности, ее руководителю, грозит денежное наказание в размере от 300 до 500 руб. (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Оформление результатов проверок

Результаты камеральной и выездной проверок сотрудники фонда оформляют по-разному.

Если по итогам камеральной проверки сотрудники ПФР не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие оформляют акт камеральной проверки . Они должны это сделать в течение 10 рабочих дней со дня окончания проверки.

Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке . Далее в течение двух месяцев с даты оформления справки сотрудники ПФР составляют акт выездной проверки .

Формы актов проверок и требования к их содержанию установлены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2016 N 1п. О сроках и способах вручения акта проверки см. Как оформляются результаты проверок внебюджетных фондов .

Не согласны с актом проверки или с его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда должен сообщить о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Ситуация: может ли территориальное отделение Пенсионного фонда РФ рассматривать материалы камеральной проверки в отсутствие представителей организации ?

Да, может, но только при условии, что плательщик взносов извещен о рассмотрении материалов.

Плательщик страховых взносов имеет право участвовать в рассмотрении материалов проверки (ч. 3 ст. 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Сотрудники фонда обязаны сообщить организации о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Если организация не извещена о времени и месте рассмотрения материалов, то решение, принятое по результатам такого рассмотрения, может быть обжаловано в суде. Как правило, арбитражные суды признают такие решения недействительными (см., например, определение ВАС РФ от 28 мая 2012 г. № ВАС-6248/12, постановления ФАС Уральского округа от 4 апреля 2012 г. № Ф09-1776/12, Уральского округа от 24.10.2011 № Ф09-6782/11 по делу № А60-4659/2011, Дальневосточного округа от 28 февраля 2012 г. № Ф03-374/2012).

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ПФР выносит одно из двух возможных решений:

Решение территориального отделения Пенсионного фонда РФ можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч. 2 ст. 54 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых два месяца (не считая приостановлений). Если вас проинформировали о предстоящей проверке и уже плотно занялись подготовкой к ней, предлагаю тогда сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. А если уведомления пока не было, и вы хотите провести оценку вероятности проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, - тогда рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же понять, грозит ли вам в ближайшем времени выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого нужно воспользоваться критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

1. Количество расчетов за 9 месяцев предыдущего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
2. Страхователь производит затраты на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
3. Несвоевременно предоставления сведений индивидуального персонифицированного учета. Это касается периодов до 2014 года, так как, начиная, с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения переучета.
4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами, например, сумма компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, сумма материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.
5. Применение пониженных тарифов страховых взносов.
6. Есть ошибки и несоответствия по результатам проведения камеральных проверок.
7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение больше двух периодов подряд.
8. Отнесение страхователя к числу крупных плательщиков, для которых характерны наибольшие суммы облагаемые базой, много застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
9. Уменьшение суммы начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
10. Есть информация от налоговой о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Подобным способом, нежели большему числу критериев отвечает ваше предприятие или ИП, эта возможность проведения проверки больше.

Рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

• Применили пониженные тарифы по страховым;
• Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• Наличие выплат сотрудникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсация за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в январе 2016 года, естественно, проверялись периоды 2013, 2014 и 2015 годах. Примерно за 2 недели до начала проверки позвонили представители ПФР и предупредили, что компания значится в плане выездной проверки. И сообщили, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщили свои координаты, а также озвучили состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы).

Лучше чтобы выездные проверки проходили на вашей территории, рассмотрим в таблице причины:

Определенные правила, которыми нужно придерживаться

Общаться с проверяющими ФСС и ПФР необходимо придерживаться определенных правил, рассмотри эти правила:

• Настроится психологически, и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в компании все только «белое»;

1. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Это важно, потому что некоторые проверяющие, со стажем, хорошие психологи, они сразу увидят, когда человек нервничает или пытается обмануть. Поэтому чтобы вам поверили, вы сами должны точно верить в свою правоту.

• Создайте проверяющим комфортные условия. Хорошо, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойно и вам. Можно поставить у них в кабинете чайник, чай, и что-то к чаю, показать, где можно налить воды и т.д. Лучше потеснить своих сотрудников, но точно не проверяющих.
• Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Когда будете предлагать чай или другие удобства, делайте это вежливо, из приличия, а не из желания подкупить.
• Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают вам на ошибки, по мнению их, не пытайтесь согласиться и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что вам необходимо время, чтобы подумать и подготовить ответ. За это время вы сможете собрать нужные аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если вы понимаете, что нарушение имеют, место быть это не повод огорчатся, а наоборот, необходимо собраться и, во-первых, понять, чем это грозит, а во-вторых, попробовать все исправить.
• Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у вас с ними разные интересы. Просто будьте максимально дипломатичны и держите ухо востро.

Свинцова Татьяна , юрисконсульт ГУ-УПФР Усть-Калманского района Алтайского края

Работодатели тесно взаимодействуют с Пенсионным фондом: уплачивают , сдают по ним отчетность, представляют персонифицированные сведения о работниках. Раньше специалисты ПФР, приходя в организацию с проверкой, основное внимание уделяли изучению сведений о трудовом стаже и заработке сотрудников. Но с 2010 года ситуация изменилась. В связи с отменой ЕСН проверяющие из Пенсионного фонда контролируют также и правильность уплаты страховых взносов. И это стало приоритетным направлением проверок ПФР.

Проверки по новым правилам

До 1 января 2010 года сумма, которую работодатель уплачивал на финансирование базовой части трудовой пенсии работника, была одной из составляющих ЕСН и контролировалась налоговиками. Взносы на страховую и накопительную части пенсии были также предметом администрирования ФНС России, а территориальные органы ПФР взыскивали лишь недоимки по этим взносам, а также пени и штрафы.

Вместе с отменой ЕСН вступил в силу Федеральный закон № 212-ФЗ*, в соответствии с которым изменились функции проверяющих из Пенсионного фонда. Сейчас они имеют право проверять страхователей (организации, индивидуальных предпринимателей) не только в части индивидуального (персонифицированного) учета, но и по вопросам начисления и уплаты страховых взносов, а также отчетности по ним. Под прицел сотрудников ПФР попадают не только пенсионные отчисления, но и взносы в фонды медицинского страхования (п. 1 ст. 3 Закона № 212-ФЗ). Если по результатам проверки выявятся нарушения, проверяющие могут взыскать с работодателя неуплаченные средства, пени и штрафы.

Если говорить о функции по проверке данных, связанных с персонифицированным учетом застрахованных лиц (документов о стаже и заработке сотрудников), то проверяя такие сведения, специалисты Пенсионного фонда пока руководствуются методическими рекомендациями ПФР, выпущенными в 2002 году**. Таким образом, при проверке Пенсионного фонда работодатель должен быть готов к ревизии, охватывающей и уплату взносов, и правильность оформления необходимых документов.

Пенсионный фонд и Фонд социального страхования будут проводить совместные проверки работодателей и должны ежегодно составлять совместные планы их проведения (п. 3 ст. 33 Закона № 212-ФЗ).

Камеральные и выездные проверки

Камеральные проверки посвящены ревизии расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам, но в ходе такой проверки могут исследоваться и документы персонифицированного учета работодателя. Камеральные проверки проводятся без специального разрешения руководителя территориального органа ПФР и без выезда проверяющих в компанию – только на основании расчетов и документов страхователя, которые имеются у Пенсионного фонда. О такой проверке организация может даже не знать – акт*** о ней составляется, только если в документах компании будут обнаружены ошибки или противоречия, свидетельствующие о нарушении законодательства (ст. 34 Закона № 212-ФЗ). До составления акта проверяющие в письменной форме сообщат работодателю о недочетах, а он должен будет в течение пяти дней исправить ошибки или дать по ним пояснение. Камеральная проверка расчета по страховым взносам может проводиться в течение трех месяцев с момента представления этого расчета (п. 2 ст. 34 Закона № 212-ФЗ). Выездная проверка проводится на территории организации.

Организация включается в план выездных проверок, если с момента последней такой же проверки прошло не менее трех лет (п. 10 ст. 35 Закона № 212-ФЗ).

Если камеральная проверка в большей степени касается данных бухгалтерского учета, при выездной проверке исследованию подвергаются также многие документы кадровой службы организации (перечислены в таблице на стр. 43). Специалисты территориального органа ПФР рассматривают их в рамках общей ревизии, чтобы оценить достоверность сведений о трудовом стаже и зарплате персонала, которые представляет работодатель (п. 7 ст. 35 Закона № 212-ФЗ).

Примерный перечень документов, которые может потребовать Пенсионный фонд при проверке*

По продолжительности выездная проверка не должна превышать двух месяцев (если проверяют филиал или представительство компании – одного месяца). Основанием для такой проверки является решение руководителя отделения ПФР по месту нахождения организации, которую будут инспектировать. Рассмотрим правила выездной проверки подробнее.

Как проходит выездная проверка

Закон не обязывает проверяющих Пенсионного фонда сообщать работодателям о планируемой ревизии, поэтому выездная проверка вполне может стать для компании неожиданностью. Чтобы вы могли удостовериться в полномочиях контролеров, сначала они должны предъявить вам решение о проведении проверки и свои служебные удостоверения (ст. 36 Закона № 212-ФЗ). Затем проверяющие, как правило, вручают уполномоченному лицу работодателя – обычно генеральному директору или главному бухгалтеру – письменное требование о представлении документов, где перечислены все бумаги, нужные для проверки. Их надо передать проверяющим в виде копий, которые заверил , его заместитель или другой уполномоченный сотрудник. Если это необходимо, у вас могут попросить и подлинники. На подготовку всех бумаг работодателю отводится 10 дней со дня вручения требования (п. 5 ст. 37 Закона № 212-ФЗ). Как правило, всегда просят предъявить учредительные документы компании (устав). Другие бумаги, которые могут понадобиться специалистам ПФР, представлены в таблице на стр. 43.

Если по каким-то причинам вы не можете представить документы в 10-дневный срок, следует сообщить об этом проверяющим письменно и с указа¬нием обстоятельств – тогда срок может быть продлен (п. 6 ст. 37 Закона № 212-ФЗ).

В течение двух месяцев проверяющие будут тщательно исследовать ваши документы и расчеты, сверяя их со своими данными. Заметим, что специалисты фонда имеют право проверять работу организации только за три календарных года, предшествующих году проверки (п. 9 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). При необходимости выездная проверка приостанавливается на срок до шести, а в отдельных случаях до девяти месяцев. Такое решение принимает руководитель отделения ПФР, назначивший ревизию. Например, это может понадобиться, если работодатель не успевает в краткие сроки собрать все нужные документы.

Если при оценке пенсионных прав сотрудников в крупной компании их индивидуальные сведения вызовут сомнения, то проверка может проводиться сплошным порядком (п. 7 Методических рекомендаций ПФР).

Что проверяют в отделе кадров

Большой блок выездной проверки ПФР – ревизия данных о стаже и заработке сотрудников – проходит в кадровой службе организации. Если персонал вашей компании составляет не более 30 человек, то индивидуальные сведения будут проверять по всем работникам. В организациях с большей численностью персонала ревизия может быть выборочной – проверяются не менее 7 процентов от общего числа работающих. Причем выборка должна включать все категории работников организации (руководители, специалисты, рабочие) со всеми видами заработной платы (повременная, в процентах от выручки, долях от прибыли, на основе тарифных ставок и т. д).

Сначала проверяют индивидуальные сведения работников, выходящих на пенсию или достигающих пенсионного возраста в течение ближайших двух лет, причем особое внимание уделяют тем, кто имеет право на льготную пенсию. Затем проверяющие изучают сведения об остальных сотрудниках. После того как по спискам работников будет установлена их фактическая численность на момент проверки, специалисты ПФР приступят к выяснению, у кого из сотрудников есть пенсионные свидетельства, а кто не имеет этого документа. Для этого они изучат штатное расписание, приказы о приеме и увольнении, трудовые и гражданско-правовые договоры, а в итоге составят списки работников, имеющих и не имеющих страховые свидетельства.

Чтобы проверить сведения о трудовом стаже персонала, сотрудники пенсионного фонда рассмотрят первичные документы по учету кадров – приказы о приеме, переводе и увольнении, штатное расписание, график отпусков, личные карточки, табели учета рабочего времени, а также трудовые книжки. Если в организации есть работники, у которых идет специальный стаж (например, педагогический, медицинский, за вредные условия труда), проверяющие обратят внимание на правильный подсчет и оформление именно этого стажа. Результаты проверки сведений о стаже и заработке персонала будут отражены в общем акте проверки ПФР.

Среди проверок предприятий, производящих выплаты физическим лицам, важное место занимают мероприятия контроля ПФР. Проверка производится для определения точности подсчета стажа, начислений и своевременности отчислений взносов в ПФР, ФФОМС и обеспечивает социальные гарантии работникам при оказании медицинской помощи и по достижении ими пенсионного возраста. В статье мы рассмотрим как проходит выездная проверка ПФР, какой порядок ее проведения, на что следует обратить внимание и как она проходит при ликвидации ООО и ИП.

Процедура прохождения выездной проверки

Ревизоры ПФР осуществляют проверку совместно с ФСС по отдельным решениям, требованиям, актам и другим документам, обязательным при документальном оформлении материалов проверки.

Для проведения проверки ревизоры выезжают в место ведения деятельности предприятия. При отсутствии офиса или иной территории для контроля документов местом проведения определяется ТО ПФР. Организация или ИП должна беспрепятственно предоставить документы в оригинале или заверенных копиях при их выносе из бухгалтерии компании.

Процедура осуществляется в несколько этапов:

• Принятие руководителем Фонда решения о проверке.
• Вручение руководителю предприятия решения, требования о предоставлении документов.
• Изучение документов предприятия.
• Оформление акта по проверке.
• Опротестование предприятием данных при несогласии с выводами или указанными нарушениями.
• Принятие начальником ТО ПФР решения по акту и предъявление требования при наличии нарушений.

Процедура выездных проверок фондов предоставляет контролерам меньше полномочий по сравнению с инспекцией, проводимой ФНС. Ревизоры не имеют права осматривать территорию предприятия, склады, производить принудительную выемку документов, проводить опросы работников.

Проверке подлежит период, не превышающий 3 года, предшествующих календарному году проведения контроля выездного типа.

Кто подпадает под проверку ПФР?

Прежде всего, необходимо разобраться, кому следует ждать проверки ПФР. Ежегодно эта организация составляет список плательщиков взносов. При этом используются следующие критерии:

• многократные корректировки и изменения начисленных, а также уплаченных взносов;
• несоответствия в расчетных данных, подаваемых в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования;
• несоответствие облагаемых баз выплат вознаграждений при сравнении отчетности, представляемой в ФСС и ПФР;
• отсутствие положительной динамики роста сумм отчислений при увеличении облагаемой базы;
• наличие расходов, финансирование которых осуществляется из средств соцстраха;
• пониженные тарифы, предоставляемые предприятиям при ведении определенных видов деятельности;
• представление индивидуальной информации позже необходимого срока;
• выплаты работникам, необлагаемые взносами;
• уточненные расчеты в каждом отчетном периоде;
• если часть выплат не облагается страховыми взносами;
• если хотя бы часть взносов на страхование оплачивается по пониженным тарифам;
• наличие несоответствий в расчетах, выявленных при камеральных проверках (см. → );
• долг по уплате взносов больше двух периодов подряд;
• неудовлетворительные результаты налоговых проверок. Причиной начала процедуры становятся рекомендации к проверке от ИФНС, выявившей применение схем ухода от налогов;
• отнесение организации к крупнейшим налогоплательщикам;
• снижение размеров взносов, если численность работников при этом не изменилась (см. → );
• наличие информации об использовании плательщиков схем, позволяющих минимизировать подлежащие уплате взносы.

Если хотя бы два из этих пунктов у компании выявлены, вероятность проведения проверки значительно повышается . Планирование и утверждение годового плана проверок производится в 4 квартале, перед началом календарного года. Если предприятие прекращает деятельность, контроль взносов производится внеплановым порядком. Кроме того, Пенсионные фонды не проверяют плательщиков чаще одного раза в 3 года.

Документы ПФР, используемыедля оформления проверки

Обязанность и порядок проведения выездных проверок ПФР закреплены в ст. 35 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ.Этапы проведения проверки оформляются документами, состав данных и формы которых разработаны и утверждены Фондом по согласованию с государственными органами исполнения в области социального страхования.

В начале проверки ревизоры обязаны предъявить удостоверения, подтверждающие личности и должности инспекторов. Участвовать в мероприятии контроля имеют право сотрудники ПФР, указанные в решении.

Документы ПФР в порядке очередности и в установленный срок предъявляются руководителю предприятия, включенного в план проверки. Один экземпляра документов выдается на руки, о получении которого руководитель делает запись на форме ПФР.

Начало проверки

Для проведения проверки организация, в которой планируется ее осуществлять, должна быть уведомлена не менее чем за три дня до начала. Для этого в адрес компании направляется решение руководителя территориального органа Пенсионного фонда. В нем должна содержаться следующая информация:

• наименование организации или ИП, которые будут проверены;
• предмет планируемой проверки, то есть на что она будет направлена;
• период, который будет проверен;
• ФИО и должность сотрудников, которые будут осуществлять проверку.

Решение составляется в двух экземплярах: один для организации, второй – для фонда.

Выездная проверка проводится на территории проверяемой организации. При этом если отсутствует возможность предоставить проверяющим помещение для ее осуществления, можно попросить отложить проверку. Не стоит забывать, что проверяющие не имеют права проводить осмотр территории и помещений организации .

Проверяющие обязаны предъявить следующие документы перед началом осмотра:

1. служебные удостоверения;
2. решение о проведении проверки.

Только в этом случае они допускаются на территорию проверяемой организации. При противодействии началу проверки составляется соответствующий акт. На его основании проверяющие органы имеют право самостоятельно определить сумму доначисления взносов, а также приостановить течение исковой давности.

Порядок представления документов для проверки

На момент начала проверки все документы должны быть подготовлены в полном объеме. Несмотря на отведенные на процедуру 2 месяца проверка предприятий с небольшой штатной численностью производится оперативно. При подготовке документов необходимо проверитьсостояние форм первичного учета. Ответственные за ведение учета лица определяют:

• Наличие обязательных форм и полноту заполнения документов.
• Соответствие требованиям законодательства сведений в формах, необходимых для учета наемных работников, заработной платы и отчислений в ПФР.
• Присутствие подписей и печатей.

На подготовку документов Фонд предоставляет предприятию 10 дней. В течение срока предприятие должно проверить наличие справок, карточек индивидуального учета страховых взносов, приказов, трудовых договоров и иных форм, подтверждающих верность страховых отчислений в ПФР.При отсутствии части форм ревизоры могут назначить штраф за каждый отсутствующий документ.

Какие документы могут проверить?

В рамках проводимой выездной проверки сотрудники ПФР могут затребовать предоставления определенных документов. При этом в законе определено, что они должны соответствовать вопросам проводимой проверки . Для удобства все документы, которые могут быть затребованы, сведены в таблицу.

Рассмотрим пример определения инспектором ПФР данных по сотруднику, отчисления которого не были учтены в отчетном периоде. При проверке предприятия ООО «Импульс» был выявлен договор с физическим лицом М., отчисления взносов которого не внесены в отчетность РСВ-1. Сумма взносов составила 2500 рублей и была разнесена между другими сотрудниками. В ходе проверки ПФР не было обнаружено занижение отчислений. По результатам проверки было принято решение о необходимости представления уточненной РСВ-1с исправлениями данных по работникам. Если бы сумма отчислений была не распределена, а занижена, предприятию полагалось бы доплатить взнос, пени и штраф.

Основные категории показателей проверки

Цель процедуры контроля – определение соответствия данных, представленных предприятием фактическим и законодательно обоснованным. При проверке определяются:

• Категории работников и точность данных отчетности.
• Стаж застрахованных лиц в соответствии с приказами и договорами.
• Наличие работников с особыми или вредными условиями труда и соответствие должностных обязанностей требованиям законодательства.
• Верность начислений страховых взносов работников.
• Наличие периодов, не включаемых в страховой стаж – отпусков без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком свыше 1,5 лет и прочих.
• Правомочность применения компанией понижающих тарифов.

В процессе проверки ревизоры руководствуются методическими рекомендациями, изданными Правлением ПФР от 03.02.2011 № 34р.

Этапы проведения выездной проверки

Можно выделить несколько основных этапов, которые входят в состав процедуры выездной проверки сотрудниками Пенсионного фонда:

• изучение документов;
• в последний день проверки составляется справка о ее проведении;
• справка должна быть вручена проверенному лицу под подпись;
• в течение двух месяцев после составления справки оформляется акт о результатах проверки, который вручается проверяемому лично либо направляется через почту.

По результатам проверки контролирующие органы оформляют решение. Оно может быть двух типов: о привлечении к ответственности или об отказе в нем. При привлечении к ответственности все правонарушения должны быть изложены обоснованно, то есть с указанием всех подтверждающих документов и пояснений плательщика. При отказе в привлечении к ответственности указываются основания для него.

Решение вручается проверенному в течение пяти дней с момента его оформления. При этом в случае несогласия с выявленными нарушениями руководитель проверенной организации или ИП имеет право оформить в письменном виде возражения. На это отводится 15 календарных дней. На рассмотрение таких возражений проверяющему органу отводится 10 дней со дня вручения. На обжалование в суде решения контролирующих органов отводится три месяца.

Практика показывает, что обжалование решения в самом Пенсионном фонде нецелесообразно. Этот орган не имеет право облегчить меры, направленные на плательщика взносов. Поэтому чаще всего более эффективным является обращение в судебные органы.

Выездные проверки ПФР при ликвидации

При принятии решения о проведении ликвидации возникает обязанность уведомить об этом Пенсионный фонд в течение трех дней. После того, как все сотрудники будут уволены, следует отчитаться перед ПФР и заплатить задолженность. Если этого не сделать, налоговые органы могут отказать в ликвидации.

Важно понимать, что выездная проверка контролирующих органов не является обязательным этапом процедуры ликвидации . Тем не менее, шанс на ее проведения после уведомления Пенсионного фонда о принятии такого решения значительно возрастает. При этом дата предыдущей проверки не принимается во внимание. При ликвидации Пенсионный фонд имеет право проверить организацию даже если с момента предыдущего выезда прошло менее трех лет .

Таким образом, при прекращении деятельности ООО или ИП осуществляется внеплановая проверка ее деятельности контролирующими органами. При этом она осуществляется не для всех организаций, а выборочно.

Сроки проведения документальной проверки

Соблюдение сроков всех этапов проверки является обязательным условием работы ревизоров.

Вступление в силу решения по акту проверки производится по истечении 10 дней со дня вручения документа руководителю предприятия. При несогласии с данными оспаривание итогов проверки производится в судебных органах.

Рассмотрим пример опротестования размера штрафа, наложенного по результатам проверки. По данным решения, предприятие «Комфорт» предоставило недостоверные сведения персонифицированного учета в 1 квартале 2015 года, повлекшие штраф в размере 5% от величины страховых взносов, начисленных за отчетный период. Инспекторы начислили санкции со всех выплат предприятия, включая правильные отчисления. Сумма составила 58 тысяч рублей. Наложение штрафа было оспорено в судебной инстанции. Суд определил неправомочность наложение штрафа на сумму всех взносов. По решению суда сумма снижена до 3 тысяч рублей.

Привлечение к ответственности по результатам проверки

Если по результатам проверки сотрудниками Пенсионного фонда будет доказано наличие нарушений, на организацию могут быть наложены соответствующие санкции. При этом привлечь к ответственности можно только при наличии решения Пенсионного фонда, вступившего в силу. Даже при оплате штрафов плательщик не освобождается от уплаты взносов и пеней по ним.

Все санкции представлены в таблице ниже.

В ст. 43 ФЗ от 24.07.2009№ 212-ФЗ установлены смягчающие обстоятельства, исключающие вину плательщика взносов при возникновении форс-мажорных обстоятельств, болезненного состояния лица при совершении действий или исполнения разъяснений ответственных лиц ПФР.

Основные проблемные ситуации во время выездной проверки ПФР

При получении уведомления о проведении проверки у многих плательщиков взносов возникают вопросы, ответы на которые имеют огромное значение.

Имеют ли право сотрудники Пенсионного фонда проверять уплату страховых взносов по социальному страхованию?

Нет. Контроль названных вопросов осуществляется сотрудниками ФСС. ПФР же проверяет только начисление и уплату пенсионных взносов, а также на обязательное медицинское страхование.

В прошлом году организацию проверили налоговая инспекция, а также Фонд социального страхования. Проверка прошла успешно. Позволяет ли это избежать проверки Пенсионного фонда?

Нет. Периодичность проверки компании сотрудниками Пенсионного фонда не связано с проверками другими контролирующими ораганами.

Вправе ли при проведении проверки сотрудники ПФР требовать предъявления нотариально заверенных копий документов?

Нет, такого права у них не существует. Проверка осуществляется на основании копий документов, которые заверены руководителем организации. При этом если эти копии вызывают сомнение, проверяющие вправе затребовать предоставления оригиналов для ознакомления. Изъять их они не могут.

В организации была проведена проверка сотрудниками ПФР. Акт был подписан с составлением разногласий, так как руководитель не согласился с расчетами Пенсионного фонда. Справка о проверке вручена не была. Планируется обращение в суд, чтобы оспорить решение ПФР. Есть ли шанс выиграть дело?

Однозначно сказать невозможно. Все зависит от специфики документации. Тем не менее, можно отметить, что:

• если спорные моменты нельзя толковать однозначно, решение обычно принимается в пользу плательщика взносов;
• невручение справки о результате проверки – грубое нарушение. Наличие этого факта в суде будет учтено в пользу организации.

Что будет, если мы откажемся предоставить на проверку часть документов, запрошенных сотрудниками ПФР?

За непредставление документов или неоперативное их предоставление на организацию может быть наложен штраф. Он составляет 50 рублей за каждый такой документ.

Важно внимательно изучить все особенности проведения проверки Пенсионным фондом. Кроме того, нелишним будет понимать, какие полномочия имеются у сотрудников, проводящих ее. Это поможет проверяемому лицу не только быть более уверенным, но и грамотно возразить в случае необходимости. Такое умение может помочь избежать начисления штрафов.

Блиц ответы на наиболее актуальные вопросы

Вопрос № 1. Имеют ли инспекторы ПФР производить проверку договоров ГПХ?

Обязанности по учету договоров ГПХ с записью в книги учета у предприятий не имеется. Одновременно вознаграждения являются объектами для начисления взносов в ПФР и ФФОМС, если лицо не является ИП. Контроль начислений взносов по договорам ГПХ включается в состав данных, проверяемых ПФР.

Вопрос № 2. Может ли ПФР повторно наложить штраф за несвоевременное представление расчета, если по результатам камеральной проверки санкции были наложены и уплачены?

Нет, повторно за одно и то же нарушение наказания не последует.

Вопрос № 3. Относится ли неверное указание стажа работника при нахождении его в отпуске по уходу за ребенком к недостоверным сведениям?

Нет, такие ошибки устраняются путем представления корректировочных данных.

Вопрос № 4. Как нужно поступить при отсутствии возможности получения акта. Представление возражений не планируется.

При отсутствии возможности вручить руководителю предприятия акт о проверке инспекторы имеют право выслать документ по почте через 5 дней после его утверждения. Сроком вручения акта считается 6-й день от даты отправки.

Вопрос № 5. Может ли ТО ПФР заблокировать расчетный счет предприятия.

Нет, не может. Преимущественное право предоставлено отделениям ИФНС, судебным органам или приставам.