Рассмотрим, как правильно отразить в отчетности по форме 6-НДФЛ отпускные выплаты за отпуск, начинающийся в июле, начисленные и выплаченные в июне за три дня () до его начала.

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать:

• сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика;
• вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами видов доходов (утв. );
• суммы дохода и даты их выплаты;
• статус налогоплательщика;
• даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Форма 6-НДФЛ содержит два раздела:

• раздел 1 "Обобщенные показатели", в котором указывают обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке;
• раздел 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц", в котором указывают даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

Исходя в том числе из положений дата фактического получения дохода, дата удержания НДФЛ и дата (срок) перечисления НДФЛ в бюджет – это три самостоятельные даты, каждую из которых определяют на основании отдельных норм указанной главы ( , ; , от , от , от ).

Отметим, что в расчете 6-НДФЛ не предусмотрено указание кодов видов доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщикам. Вместе с тем от вида выплачиваемого налогоплательщику дохода, в обязательном порядке отражаемого в регистрах налогового учета (с кодом 2012 для сумм отпускных выплат и с кодом 2000 для доходов в виде оплаты труда), зависит порядок определения вышеуказанных дат, который, в свою очередь, влияет на корректность заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Заполнение 6-НДФЛ в части сумм отпускных

В общих случаях:

• дату фактического получения доходов в денежной форме определяют как день выплаты (перечисления на банковский счет) такого дохода ();
• удержать начисленную сумму налога налоговые агенты обязаны непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате ();
• перечислить суммы исчисленного и удержанного налога налоговый агент обязан не позднее дня, следующего за днем выплаты (за некоторым исключением) ().

При этом в отношении дохода в виде оплаты труда в целях исчисления НДФЛ предусмотрено специальное положение, согласно которому датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признают последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) ().

Средний заработок, сохраняемый на период ежегодного отпуска, не является оплатой труда, поскольку период отпуска относится ко времени отдыха, то есть времени, в течение которого работник не выполняет никаких трудовых обязанностей ( , ). Поэтому дату фактического получения дохода при выплате сотруднику отпускных определяют на день его выплаты (пост. ; , от , от , ).

Удержание НДФЛ с отпускных также производят на дату их выплаты (). Соответственно, даты, отражаемые по строке 100 и по строке 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ в отношении таких выплат, будут совпадать.

ВАЖНО

Пункт 4.2 порядка заполнения формы 6-НДФЛ (утв. ) предусматривает отдельное заполнение строк 100-140 в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, но различные сроки перечисления НДФЛ.

Вместе с тем порядок определения даты перечисления в бюджет НДФЛ, удержанного с отпускных, с 2016 года регулируется специальной нормой (абзац второй ): при выплате таких доходов налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Это означает, что срок перечисления НДФЛ с доходов в виде отпускных определяют как последнее число месяца, в котором фактически произведена выплата отпускных. Соответственно, именно эту дату нужно отразить по строке 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ в отношении вида дохода "Суммы отпускных выплат".

ПРИМЕР

Операцию по выплате работнику 27.06.2016 отпускных нужно отразить в разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие, составляемого на отчетную дату 30.06.2016, следующим образом: – по строке 100 указывают дату 27.06.2016; – по строке 110 – 27.06.2016; – по строке 120 – 30.06.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Отражение в 6-НДФЛ доплат в связи с уточнением среднего заработка

Оплату отпуска производят не позднее чем за три дня до его начала (). Расчет среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска () производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя зарплата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).

Вместе с тем в приведенном примере дата окончания расчетного периода для исчисления среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска (30.06.2016) наступила уже после срока оплаты отпуска. В связи с чем после окончания календарного месяца средний заработок пересчитывают, а работнику в ближайший день выплаты зарплаты производят соответствующую доплату.

ПРИМЕР (продолжение)

После окончания календарного месяца в связи с пересчетом среднего заработка работнику в ближайший день выплаты зарплаты (08.07.2016) произведена соответствующая доплата отпускных. Так как эта выплата фактически произведена уже в июле 2016 г., то отражать ее нужно будет в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 г. (на 30 сентября) следующим образом: – по строке 100 указывают дату 08.07.2016; – по строке 110 – 08.07.2016; – по строке 120 – 01.08.2016 (с учетом ); – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Единовременная выплата к отпуску в 6-НДФЛ

Положением об оплате труда организации может быть предусмотрена единовременная выплата к ежегодному отпуску. Данная выплата не является материальной помощью (социальной выплатой), а представляет собой, по сути, поощрительную (стимулирующую) выплату, которая начисляется и выплачивается одновременно с отпускными выплатами и в полном объеме облагается НДФЛ.

В связи с этим дата фактического получения дохода в виде стимулирующей выплаты должна определяться как день выплаты этого дохода (). Указанная позиция подтверждена Минфином России ().

Отсюда можно сделать вывод, что единовременная выплата к отпуску, носящая стимулирующий, поощрительный характер, в целях не может быть отнесена к виду дохода с кодом 2000 "Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним категориям физических лиц (кроме выплат по договорам гражданско-правового характера)".

Какого-либо особого порядка исчисления, удержания и уплаты НДФЛ, а также отдельного кода для такого вида дохода, как единовременная выплата к ежегодному отпуску, предусмотренная Положением об оплате труда, нет. По мнению автора, рассматриваемая единовременная выплата может быть отнесена к иным доходам по коду дохода 4800.

В связи с тем, что положениями установлены различные сроки перечисления налога с доходов в виде отпускных выплат и в виде поощрительных (стимулирующих) выплат, отнесение данной единовременной выплаты к виду дохода "Суммы отпускных выплат" может повлечь некорректное заполнение строки 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. При этом в разделе 2 формы 6-НДФЛ применительно к такому доходу отражают следующие даты:

• по строке 100 раздела 2 "Дата фактического получения дохода" указывают день выплаты (перечисления) единовременной выплаты к отпуску ();
• по строке 110 раздела 2 "Дата удержания налога" – ту же дату, что и в строке 100, то есть дату выплаты ();
• по строке 120 раздела 2 "Срок перечисления налога" – день, следующий за датой выплаты рассматриваемого дохода ().

ВАЖНО

Не надо путать фактическую дату уплаты и срок уплаты НДФЛ. Исходя из положений абзаца второго и правомерным является перечисление удержанного НДФЛ как в день выплаты дохода в виде отпускных, так и в любой последующий день текущего месяца (включая последнее число месяца, в котором выплачены отпускные).

Ирина Лазарева , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ"

В 6 НДФЛ отражают начисленную в течение календарного года прибыль в пользу физических лиц. Причем, в 1 части декларации в ячейке 20 сведения отражаются нарастающим итогом с начала отчетного года. Во второй части цифры указывают только за отчетный квартал в хронологическом порядке. Кроме заработка, агент обязан согласно ТК за три дня по приказу перечислять работникам вознаграждения. Значит, эти сведения попадают в декларацию. Рассмотрим в статье нюансы отражения переходящего отпуска.

Заработок сотрудникам перечисляется дважды в месяц по статье 136 ТК. Кроме главного дохода, не позднее, чем за три дня до начала отдыха, работодатель обязан выплатить отпускные физ. лицу. Норма регламентируется статьей 136 ТК.

Для отражения в расчете этой прибыли действуют правила:

• День признания прибыли соответствует дате перечисления ее физ. лицам по статье 223 п. 1 подпункт 1 НК;
• НДФЛ с этих вознаграждений переводят в казну последним числом месяца, в котором они выплачены по статье 226 пункт 6 НК.

Срок перечисления подоходного налога в этом случае отличается от остальных вознаграждений, для которых налог передается в бюджет не позднее следующего за числом выплаты дня. Поэтому во второй части отчете 6 отпускные формируют в отдельном блоке.

Порядок отражения выплат

Порядок отражения отпускных в отчете 6 следующий:

• Если они начислены и переведены физ. лицам отдельно от главного дохода, то отражают по 2 части расчета в отдельном блоке, так как для них установленные сроки перечисления и уплаты подоходного налога;
• если отпускные выплачены вместе с главным заработком (к примеру, с последующим увольнением физ. лица), указывать также в отдельных графах второго раздела. В этом случае совпадают даты перечисления, но срок перевода подоходного налога разнится.

Во второй части декларации отпускные отражаются в отдельных полях, так как даты перечисления НДФЛ с заработка и данных вознаграждений не совпадают. Норма разъяснена налоговиками в БС 4-11-8312.

В первую часть отчета 6 по графе 20 войдут общие суммы прибыли, исчисленного с них налога по строке 40 и удержанного подоходного налога по строке 70.

Для переходного периода, если срок перевода налога в казну выпадает на выходной день, руководствуются общими правилами переноса и применяют нормы статьи 6.1 пункт 7 НК. В этом случае, его перечисляют в первый, следующий за ним будний день.

В 1 часть отчета суммы начисленной прибыли (поле 20), исчисленного и удержанного подоходного налога (графы 40 и 70 соответственно) попадут в периоде выплаты вознаграждения. 2 часть расчета заполняется в следующем отчетном квартале.

Как отразить в декларации 6 НДФЛ переходящие отпускные

В отчете вознаграждение отражают согласно общим правилам:

• Независимо от даты перечисления подоходного налога, начисленные доходы, исчисленный и удержанный подоходный налог попадут в 1 раздел отчета 6 в периоде выплаты;
• перечисление этих вознаграждений отражается во второй части декларации в отдельном блоке согласно числу выплаты вознаграждения и подоходного налога.

Иными словами, отражать в отчете 6 НДФЛ переходящие отпускные следует по периоду начисления в первом разделе и выплаты во втором разделе согласно БС 4-11-9248.

Дата отражения заработка – последнее число месяца, в котором он начислен. Отпускные проводятся днем их выплаты согласно письму Министерства Финансов 03-04-06-2187.

День удержания подоходного налога совпадает с числом выплаты прибыли. Срок передачи НДФЛ в казну – это последнее число месяца, где такая прибыль выплачена.

Приведем пример заполнения 6 НДФЛ.

В третьем квартале доходы выплачены в следующие числа:

• 10 июля – 25000 (налог 3250);
• 21 августа – 47000 (налог 6110);
• Подоходный налог перечислен в казну одновременно с выплатой;
• 29 сентября начислены отпускные 27616 рублей. Выплата работнику произведена в ближайший день 2 октября.

В 3 квартале сумма прибыли составила:

25000+47000 = 72000 рублей.

Подоходный налог с сумм: 3250 + 6110 = 9 360 рублей.

Пример заполнения НДФЛ с отпускными за 9 месяцев:

Суммы, начисленные 29 сентября и выплаченные 2 октября, в отчет за 9 месяцев не попадают. Они войдут в годовую декларацию и в 1-м, и во 2-и разделе.

В 6 НДФЛ за 3 квартал попадут отпускные за октябрь, если они выплачены в сентябре.

Когда выполняется пересчет доходов

В практике возможны случаи, когда после представления декларации в фискальные органы пересчитывают суммы и подают уточненку.

Это выполняется в двух ситуациях:

1. Бухгалтер ошибся в налогообложении и подал неверные сведения. В таком случае незамедлительно после обнаружения ошибки исправить сведения и подать правильный расчет.
2. Перерасчет вознаграждений обоснован законодательно. Это произойдет после отзыва сотрудника из отпуска, если работник уволился, отпуск перенесен по причине опоздания выплаченных вознаграждений. В таком случае суммы включают в отчет того периода, когда перерасчет выполнен. Эта норма определена в БС 4-11-9248.

На практике возможна ситуация, когда сотрудник ушел в очередной отпуск в июле (в 3 квартале), а выплата произведена в июне за 3 дня согласно ТК (статья 136).

В такой ситуации переходящие отпускные в декларации 6 НДФЛ отражают за полугодие в 1 и 2 разделе, ведь физ. лицо получило прибыль во втором квартале.

Налог агенты обязаны удержать в день перечисления дохода, а передать в казну – не позднее 30 июня. На 3-й квартал суммы не переходят.

Выплата компенсации с последующим увольнением сотрудника

В случае увольнения сотрудника и начисления ему компенсации за отпуск, формируют декларацию согласно общим правилам (БС 3-11-2094).

Второй раздел заполняют следующим образом:

• 100 – число перечисления компенсации;
• 110 – число удержания подоходного налога (совпадает с графой 100);
• 120 – последнее число месяца, когда вознаграждения выплачены;
• 130 и 140 – суммы прибыли и НДФЛ соответственно.

Работник написал заявление на увольнение с 24.06. Рассчитана компенсация 25000 рублей (подоходный налог 3 250).

Чтобы правильно отразить компенсацию, обратитесь к письму БС 3-11-2094. Налоговики разъяснили, что это вознаграждение отражают в том периоде, в котором сотрудник отработал последний день.

Алгоритм заполнения отчета будет следующий:

• 20 – 25000;
• 40 и 70 – 3 250;
• 100 и 110 – 24 июня;
• 120 – 30 июня;
• 130 – 25 000;
• 140 – 3 250.

Образец заполнения отчета для этого примера:

Пример заполнения декларации за 1 квартал

Рассмотрим на примере как заполнить отчет, если отпуск в одном периоде, вознаграждение перечислено вовремя, а срок перевода налога в казну приходится на выходной день.

В организации трудится 8 человек. Заработная плата выплачивается дважды в месяц 27 – аванс в сумме 100 000 руб., остаток заработка перечисляется 15 числа следующего месяца. Одному сотруднику ежемесячно представляется вычет в сумме 4 000 руб.

Аналитика за январь:

• 12.01 – выплачен заработок за декабрь в сумме 109 320;
• 26.01 – перечислен аванс за январь;
• 31.01 – начислен доход за январь, налог – 30 680.

Аналитика за февраль:

• 15.02 – перечислен заработок за январь – 109 320;
• 20.02 – начислены и выплачены отпускные 27 314, налог 3551;
• 27.02 – выплачен аванс за февраль;
• 28.02 – начислен заработок за февраль 216 342 руб., налог – 31 155.

Аналитика за март:

• 15.03 перечислен заработок за февраль 88 738;
• 20.03 – начислены и выданы отпускные 25 476 руб., НДФЛ 3 312;
• 27.03 – перечислен аванс за март;
• 31.03 – начислен заработок за март 227 143, НДФЛ – 32 320.

За 1 квартал начислен доход в сумме 736 275 рублей, Вычеты составили 12 000 рублей, налог – 94 155 рублей. Перечислено вознаграждений на сумму 653 305 рублей.

Заполнение 1 раздела отчета за 1 квартал следующий:

• 20 – 736275;
• 30 – 12000;
• 40 – 94155;
• 60 – 8;
• 70 –95827.

Во 2 разделе отражаем переходящий заработок декабря:

• 100 – 31 декабря;
• 110 – 12.01;
• 120 – 15.01;
• 130 – 240000;
• 140 – 30680.

Отражаем заработок января:

• 100 – 31.01;
• 110 – 15.02;
• 120 – 16.02;
• 130 – 240000;
• 140 – 30680.

Отражаем начисления февраля:

• 100 и 110 – 20.02;
• 120 – 28.02;
• 130 – 27314:
• 140 – 3551.

Отражаем заработок февраля:

• 100 – 28.02;
• 110 – 15.03;
• 120 – 16.03;
• 130 – 216342;
• 140 – 27604.

Во вторую часть отчета за январь – март начисления, выплаченные 20.03, не попадают, так как срок перечисления подоходного налога с отпускных в 6 НДФЛ – последний день месяца (31.03) и выпадает на выходной день.

Поэтому дата перевода сумм в казны переходит на первый за ним будний день 2 апреля. Однако в первой части декларации они будут учтены как выплаченные.

Вторая часто отчета за 6 месяцев в отношении этих сумм будет заполнена:

• 100 и 110 – 20.03;
• 120 – 02апреля;
• 130 – 25 476;
• 140 – 3 312.

Заключение

Отчет введен больше 2-х лет назад, но вопросы по-прежнему остаются открытыми. Отражение отпускных в 6 НДФЛ связано с датой их перечисления с учетом числа передачи налога в казну. Сведения не связаны с периодом, за который суммы начислены. При обнаружении ошибки, бухгалтер самостоятельно уточняет сведения и передает новый отчет в инспекцию до окончания проведения камеральной проверки. Это предупредит составление акта и применение штрафных санкций.

Наступило отчетное время за полугодие 2018 года. Я хочу представить для вас пример отражения отпускных в отчете 6-НДФЛ за 2 квартал 2018 года.

Форма отчета 6-НДФЛ утверждена была приказом ФНС России от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450@ (в ред. от 17.01.2018 г.). .

Отчет 6-НДФЛ сам по себе не очень сложный и состоит он из титульного листа и двух разделов: № 1 и № 2. Но, как показывает практика, много вопросов возникает вокруг темы отражения суммы отпуска в разделе № 2 отчета за 2 квартал 2018 года. Дело в том, что крайний срок уплаты НДФЛ с суммы отпускных (если они выплачены были в июне) наступает 2 июля 2018 года. А это уже третий квартал.

Давайте вместе разберемся, как правильно нам отразить те или иные суммы. Я сейчас дам пример с простыми суммами зарплаты, чтобы было легче понять. И на этом примере покажу порядок заполнения отчета 6-НДФЛ и раздел № 1, и раздел № 2.

Итак, наш пример – компания «А» начислила заработную плату в следующем размере:
Январь 2018 года – 20 000 рублей,
Февраль 2018 года – 20 000 рублей,
Март 2018 года – 40 000 рублей,
Апрель 2018 года – 40 000 рублей,
Май 2018 года – 40 000 рублей,
Июнь – 32 000 рублей зарплата и 8 000 рублей отпускные.
Отпускные были выплачены 19 июня 2018 года. Сумма отпускных на руки составила = 8 000 – 13% от 8000 = 6960 рублей.

Итого, общая сумма дохода начисленного за полугодие = 200 000 рублей, общая сумма НДФЛ = 13% от 200 000 рублей = 26 000 рублей.

Зарплата за июнь будет выплачена 5 июля 2018 года.
Зарплата за март 2018 года была выплачена 5 апреля, за апрель – 4 мая, за май – 5 июня.

А теперь переходим к правилу «Трех дат» – во втором разделе 6-НДФЛ мы отражаем только те суммы, по которым три даты попадают во второй квартал 2018 года.

Три даты – это дата выплаты дохода, дата удержания НДФЛ, срок перечисления налога (не фактическая дата уплаты налога в бюджет).

Если хоть одна из трех дат выпадает на другой квартал – смело убираем эту сумму из отчета за 2 квартал и будем показывать это в следующем отчете.

В нашем примере не попадают под правило «Трех дат» две выплаты – это заработная плата за июнь и отпускные.

Заработная плата за июнь 2018 года
Дата выплаты дохода – 05.07.2018
Дата удержания налога – 05.07.2018
Срок перечисления налога – 06.07.2018

Все даты относятся уже к третьему кварталу 2018 года и мы выплату заработной платы за июнь будет показывать в отчете 6-НДФЛ за 3 квартал 2018 года.

Отпускные
Дата выплаты дохода – 19.06.2018
Дата удержания налога – 19.06.2018
Срок перечисления налога – 02.07.2018 (потому что 30 июня выпало на выходной день).

И сумму отпускных мы тоже не будем показывать в отчете за 2 квартал 2018 года.

А теперь давайте покажем все это «на картинках»…

Раздел № 1
По строке «020» мы показываем общую сумму начисленной заработной платы за полугодие 2018 года (в нашем примере это 200 000 рублей).

По строке «040» мы показываем общую сумму начисленного НДФЛ за полугодие – 200 000 рублей х 13% = 26 000 рублей.
По строке «070» мы показываем сумму удержанного НДФЛ на отчетную дату. Основание – письмо ФНС России от 29.11.2016 г. № БС-4-11/22677@ ().

То есть, сумма НДФЛ, которую мы будем удерживать с заработной платы за июнь (32 000 х 13% = 4 160 рублей) не входит в строку «070», потому что мы налог будем удерживать только в июле месяце.

Обратите внимание – что разница между 26 000 и 21 840 = 4160 не отражается по строке «080».

Раздел № 2
Посмотрите на рисунок, какие даты и суммы мы показываем.

По строке «130» мы показываем сумму заработной платы с учетом НДФЛ, но не сумму «на руки», будьте внимательны.

Сдать 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года необходимо к 1-му апреля 2019 г. В статье – как отразить отпускные, в том числе «переходящие» и за декабрь, а также бесплатные образцы 6-НДФЛ, справочники и полезные ссылки.

Расчет по форме 6-НДФЛ обязаны сдавать налоговые агенты. К ним относятся фирмы, их подразделения, а также индивидуальные предприниматели, которые в отчетном периоде выдавали физлицам облагаемые НДФЛ вознаграждения. Это может быть оплата работы по трудовым договорам, вознаграждения по ГП договорам на выполнение работ или услуг, лицензионные выплаты или перечисления за получение исключительных прав на интеллектуальную собственность.

Для бухгалтеров компаний и ИП, которые являются налоговыми агентами, мы подготовили справочники. Они помогут вам правильно заполнить расчет 6-НДФЛ. Скачивайте бесплатно:

Вести учет зарплаты и кадров удобно в . Она подходит для ИП, ООО, бюджетных учреждений, НКО, банков, страховых организаций и т.д. Программа включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет зарплаты для любой системы, калькуляторы больничных и отпускных, выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование всей отчетности (ФСС, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, персучет и т.д.) и многое другое.

Отчитываться по вознаграждениям физлиц и по НДФЛ необходимо поквартально – к последнему дню следующего месяца. А отчитаться за год требуется к 1 апреля следующего года. Если крайний срок приходится на нерабочий день, то он сдвигается на следующую рабочую дату.

6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года

Действующая форма 6 НДФЛ из приказа от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@ представлена в окне ниже, образец ее заполнения можно скачать:

Для проверки заполненного расчета 6-НДФЛ воспользуйтесь программой БухСофт. Она протестирует его всеми проверочными программами ФНС. Вы можете проверить расчет, сформированный в любой бухгалтерской программе. Попробуйте бесплатно:

Проверить 6-НДФЛ

Нулевая 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года

Не сдать отчетность 6-НДФЛ допустимо только в случае, если за отчетный период физлицам не начислялись облагаемые вознаграждения, а НДФЛ не нужно было удерживать и платить в бюджет. В этом случае у фирмы или предпринимателя обязанностей налогового агента не возникает, и все показатели отчета 6 НДФЛ будут нулевыми. Такую отчетность безопаснее сдать, чтобы инспекция не сочла 6 НДФЛ просроченной.

Разделы и показатели 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года

Отчетность включает два раздела, первый из которых заполняется по накоплению с начала года, отдельно для каждой налоговой ставки (13%, 30% и т.д.), а второй – за три последних месяца истекшего периода. Показатели разделов 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года смотрите в таблице 1.

Таблица 1. Разделы и показатели 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года

№ п/п	Раздел 1		Раздел 2
	Строка	Что отражают	Строка	Что отражают
		Налоговая ставка		Установленные НК РФ даты получения вознаграждений
		Выданные вознаграждения нарастающим итогом с начала года		Установленные НК РФ даты удержания НДФЛ с вознаграждений
		Выплаченные физлицам дивиденды нарастающим итогом с начала года		Установленный НК РФ крайний срок перечисления в бюджет НДФЛ с вознаграждений
		НДФЛ-вычеты физлицам нарастающим итогом с начала года		Сумма вознаграждений физлицам, включая НДФЛ
		Рассчитанный налог с вознаграждений физлицам нарастающим итогом с начала года		Удержанный НДФЛ
		Рассчитанный налог с дивидендов физлиц нарастающим итогом с начала года
		Авансовые фиксированные платежи, уменьшающие налог в начала года
		Численность физлиц, получивших вознаграждения
		Удержанный налог
		Налог, который невозможно удержать из-за отсутствия денежных выплат физлицу
		Возвращенный налог, удержанный излишне

Отпускные за 4 квартал в 6 НДФЛ

Чтобы правильно оформить второй раздел отчетной формы, в том числе указать отпускные за 4 квартал в 6 НДФЛ , необходимо сориентироваться по ключевым датам из Налогового кодекса. К ним относятся крайние даты для расчета налога, его удержания и уплаты в бюджет. Подробнее о ключевых датах читайте в таблице 2.

Если крайняя дата уплаты налога выпадает на нерабочий день, то применяется общее правило для любых налоговых платежей о переносе на рабочий день.

Пример 1

Уплатить НДФЛ с отпускных, выплаченных в сентябре, необходимо к 30-му сентября. Однако в 2018г. в указанном месяце это воскресенье, поэтому крайняя дата перечисления налога переносится на 1-е октября 2018г.

13 процентов

2600 р. (20 000 р. х 13%)

6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года: отпускные «переходящие»

При заполнении отчета 6 НДФЛ действует правило: «переходящая» операция отражается о втором разделе отчета за тот период, на который приходится крайняя дата уплаты налога в бюджет. В случае с отпускными это последний день месяца, в котором их выплатили сотруднику. Если крайняя дата приходится на нерабочий день, то крайняя дата переносится на следующий месяц, и в этом случае важно не ошибиться при заполнении 6-НДФЛ.

Пример 3

ООО «Символ» 20-го декабря 2018г. выплатило отпускные менеджеру в сумме 20 000 р. за 6-дневный декабрьский отпуск. Крайняя дата уплатить НДФЛ в этом случае сдвигается с 31-го декабря на 9-е января. Значит, в 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года отпускные отражены не будут. Операция по выплате декабрьских отпускных сформирует строки 100 – 140 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2019г. так, как это показано в таблице.

№ п/п	Строка
		2600 р. (20 000 р. х 13%)

6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года: отпускные, начисленные в предыдущем месяце

Аналогичное правило действует в ситуации, когда отпускные начислены в одном месяце, а выплачены в следующем.

Пример 4

Бухгалтер ООО «Символ» 29-го декабря 2018г. начислил менеджеру отпускные в сумме 10 000 р. за 5-ти дневный отпуск, который начинается 14-го января 2019г. Средний заработок выплачен менеджеру 10-го января 2019г. Операция по выплате отпускных сформирует строки 100 – 140 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2019г. так, как это показано в таблице.

№ п/п	Строка	Отпускные за 4 квартал в 6 НДФЛ
		1300 р. (10 000 р. х 13%)

6-НДФЛ — отпускные, больничные, зарплата — все эти понятия имеют тесную связь: всё это доходы, подлежащие обязательному отражению в этой форме. В то же время для занесения в 6-НДФЛ отпускных необходимо учитывать некоторые особые правила.

Начисление НДФЛ по отпускным и больничным

Перечень доходов сотрудника, которые в обязательном порядке должны попадать в отчетность по подоходному налогу, не ограничивается заработной платой сотрудника, здесь же находят свое отражение и отпускные, и больничные.

Если оплату труда следует производить не реже двух раз в месяц, то для прочих выплат установлена иная периодичность:

• Начисление отпускных должно производиться не позднее чем за 3 дня до начала отпускного периода, тогда же должна пройти и их выдача (перечисление).
• Начисление больничных осуществляется не позднее 10 суток с момента получения больничного листа. Выплата причитающейся суммы происходит вместе с заработной платой в ближайший отведенный для этого день.

Несмотря на отличия в порядке и сроках начисления, обе указанные выплаты объединяет общий срок, отведенный для удержания и перевода в бюджет НДФЛ. Удерживается налог в момент выдачи, а вот переводится в бюджет в последний день месяца, в котором суммы были выданы работнику. В этом главное отличие отпускных и больничных от основных зарплатных выплат, что объясняет необходимость обособленного отражения в форме 6-НДФЛ подобных сумм.

Порядок отражения в 6-НДФЛ выплачиваемых вместе с зарплатой и отдельно от нее отпускных

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ, волнует каждого бухгалтера с момента введения этой налоговой отчетности. На практике встречаются такие возможные ситуации:

• Выдача отпускных происходит отдельно от зарплаты - отпускные должны показываться в форме отдельной строкой. Подобный подход к включению отпускных в 6-НДФЛ объясняется как индивидуальным порядком их начисления, так и отдельным сроком для перечисления налога.
• Даты выплаты отпускных и зарплаты совпадают - для оформления в 6-НДФЛ отпускных также используют раздел 2 и вписывают их также отдельно. Подобный порядок объясняется крайним сроком, отведенным на перечисление в бюджет НДФЛ с них.

Получается, что единым обстоятельством, обуславливающим обособленное отражение в 6-НДФЛ отпускных в обоих случаях, будет особый срок для уплаты подоходного налога с них. В результате заполнение 6-НДФЛ по отпускным будет иметь следующую последовательность.

Отражение в разделе 1 их размера в составе доходов по стр. 020 и исчисленной суммы НДФЛ в стр. 040 производится в любом случае. В итоговую сумму уплаченного НДФЛ в стр. 070 начисленный налог при отражении отпускных в 6-НДФЛ попадет только при осуществлении его перечисления в текущем периоде. При этом нужно помнить, что если день уплаты налога совпадет с выходным или нерабочим праздничным днем, то перевод будет перенесен на ближайший следующий рабочий день. Поэтому срок уплаты может быть перенесен на следующий квартал.

Как учитывать переходящие отпуска и делать их перерасчет?

Не менее острым будет вопрос о том, как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, переходящие на другой период. Последовательность действий будет такой:

1. Полученный доход в форме отпускных, а также начисленный с их суммы налог без учета периода, к которому они относятся, полностью включаются в раздел 1 формы в периоде их фактического начисления.
2. Перечисление отпускных будет отражено в разделе 2 в зависимости от его даты и срока для уплаты подоходного налога.

Иными словами, решая задачу, как отразить в 6-НДФЛ переходящие отпускные, нужно ориентироваться не на период, за который они выплачиваются, а на дату фактического перечисления и уплаты НДФЛ.

Осуществлять перерасчет отпускных в 6-НДФЛ придется в следующих случаях:

• Некорректно определена сумма начислений за отпуск - в этом случае необходимо пересчитать отпускные и сдать уточненный отчет с правильными данными.
• Наступили обстоятельства, требующие провести корректировку сумм в силу закона (например, болезнь в период ежегодного отпуска, отзыв сотрудника из отпуска) - нужно внести в отчетность соответствующие корректные данные именно в периоде перерасчета. Такую позицию отстаивает ФНС в своем письме от 24.05.2016 № БС-4-11/9248.

Пример заполнения с отпускными 6-НДФЛ

Перед рассмотрением примера отражения отпускных в 6-НДФЛ необходимо остановиться на следующих важных моментах:

1. Отпускные - это тоже доходы сотрудника, следовательно, они должны в полной сумме вместе с начисленным налогом отражаться в разделе 1 формы 6-НДФЛ.
2. Для раздела 2 имеет значение дата выплаты, в связи с чем включение сюда отпускных будет зависеть от нее. День выдачи или перечисления соответствующих сумм работнику в данном случае будет и фактическим днем получения дохода.
3. Очень большое значение имеет последний день, разрешенный для уплаты НДФЛ, его необходимо учитывать при заполнении 6-НДФЛ по отпускным и больничным налоговому агенту. Этот элемент определяет специфику отражения указанных выплат в отчете 6-НДФЛ.

Пример

В качестве исходных данных используются приведенные ниже цифры. За декабрь заработная плата была выдана в конце 2016 года.

Нужно помнить, что все перечисления, осуществляемые до завершения месяца, рассматриваются как авансовые, и налог по ним уплачивается только по завершении окончательного расчета по зарплате. Поэтому пример — как отразить отпускные в 6-НДФЛ — будет выглядеть следующим образом:

В разделе 1:

• поле 020: 503 700 руб.;
• поле 030: 18 000 руб.;
• поле 040: 63 141 руб.;
• поле 060: 6;
• поле 070: 43 511 руб. - не войдет сумма НДФЛ с зарплаты за март.

В разделе 2:

• поле 100: 31.01.2017;
• поле 110: 10.02.2017;
• поле 120: 11.02.2017;
• поле 130: 157 000 руб.;
• поле 140: 19 630 руб.;
• поле 100: 28.02.2017;
• поле 110: 10.03.2017;
• поле 120: 13.03.2017;
• поле 130: 157 000 руб.;
• поле 140: 19 630 руб.;
• поле 100: 28.03.2017;
• поле 110: 28.03.2017;
• поле 120: 31.03.2017;
• поле 130: 32 700 руб.;
• поле 140: 4251 руб.

Во 2-м разделе заработная плата за март отражаться не будет, поскольку фактически она будет выплачена лишь 10 апреля.

***

Мы рассмотрели вопрос заполнения 6-НДФЛ по отпускным вместе с зарплатой и привели пример, который, надеемся, поможет нашим читателям.